Jumat, 24 April 2009

Bab V PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN BISNIS

Bab V
PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN BISNIS

1 Pendekatan Terhadap Proses Penulisan Secara Sistematis

Dasar penulisan bisnis :
• Mempunyai tujuan
• Hemat ekonomis
• Orientasi pada pembaca

Dalam banyak hal penulisan bisnis lebih mudah dari pada penulisan akademik,namun tetap saja diperlukan kerja keras , terutama bagi pemula tetapi dengan mengikuti proses, mempelajari contoh-contoh,dan memperaktekkan keterampilan tersebut dapat membuat hamper semua orang bisa menjadi penulis dan pembicara bisnis yang berhasil.

2 Menyesuaikan Dan Mengubah Proses .

Langkah langkah dalam proses penulisan dapat diatur ulang,diperpendek ,atau diulang.

A Bekerja dengan tim


• Tugas besar
• Banyak tugas dengan tenggang waktu pendek
• Proyek tim yang membutuhkan keahlian atau kondensus banyak orang





B bekerja dengan teknologi

Teknologi computer membantu anda menghasilkan ide, melakukan penelitian dan mengola fakta.

Tetapi, meskipun peranti tekhnologi ini sangat mengagumkan, mereka tidak dapat secara otomatis menghasilkan surat yang efektif, persentasi, lisan yang persuasif, atau situs web yang bagus.mereka juga tidak dapat mengelola data menjadi presentasi yang logis dan singkat atau mempertajam ide sehingga menjadi argument yang kokoh .


3. Menganalisis Tugas
Kebanyakan komunikasi bisnis mempunyai tujuan primer (untuk menginformasikan atau membujuk)dan tujuan sekunder (untuk menunjukkan niat baik.)
Memilih saluran terbaik untuk mengirim pesan terngantung pada kepentingan pesan, umpan balik yang diinginka ,kebutuhan akan catatan permanen, biaya ,dan derajat formalitas yang diperlukan .

Memilih saluran terbaik :
• Seberapa penting pesan itu
• Jumlah dan kecepatan umpan balik yang diperlukan
• Seberapa perlu sebuah catatan permanen
• Biaya saluran
• Tingkat formalitas

4 Mengantisipasi Audiensi

• Membuat Profil Audiensi
Denagn membuat profil audiensi sebelum anda menulis, anda dapat mengidentifikasi nada, bahasa, dan saluran yang tepat

• Merespon profil
Nasihat berharga tentang bagaimana meningkatkan pesan anda meliputi membuat profil audiensi anda dan merespon profil tersebut

5 Adaptasi Terhadap Tugas Dan Audiensi

Cara-cara untuk beradaptasi terhadap audiensi meliputi memilih nada dan kata yang tepat , menyoroti manfaat bagi pembaca, membangun sikap “anda”dan mengunakan bahasa yang peka dan sopan.

1. Menyoroti Manfaat Penerima
Komunikator yang tegas membayangkan penerima dan focus pada manfaat bagi orang itu
2. Megusahakan Sudut Pandang “anda”
komunikator yang efektif menekankan pandangan “anda” dalam nada yang tulus dan tidak manipulatif atau mencela.
3. Menghindari Bias Gender.
Pada umumnya, anda dapat menghindari bahasa yang bias gender dengan tidak memakai kata pria(man) atau wanita (woman), dengan mengunakan kata benda dan kata ganti jamak, atau dengan mengubah kata yang bebas gender.

6. Beradaptasi Terhadap Tanggung Jawab Legal.
Salah satu tanggung jawab utam anda cara menulis untuk organisasi atau anda sendiri adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan.
Komunikator yang berhati-hati harus mengakrabkan diri mereka dengan informasi dalam empat bidang informasi : Investasi, Keamanan, Pemasaran dan Sumber daya manusia.

Minggu, 05 April 2009

BAB: III MENDENGARKAN DAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

BAB: III

MENDENGARKAN DAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1.Mendengarkan Di Tempat Kerja
Ketrampilan mendengarkan adalah sangat penting bagi kesuksesan karier,
efektifitas organisasi, dan kepuasan pekerja.

Jenis-jenis mendengarkan ditempat kerja antara lain:
a.Mendengarkan atasan
Mendengarkan atasan meliputi mendengarkan instruksi,penugasan,dan penjelasan
Tentang prosedur kerja.

b.Mendengarkan Karyawan
Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh manfaat dari ide karyawan,
Mendorong kreatifitas dan membangun komitmen.

c.Mendengarkan Pelanggan
Organisasi yang mendengarkan pelanggan meningkatkan penjualan dan
Profitabilitas suatu perusahaan.

2.Membahas Proses Mendengarkan Dan Kendala-kendalanya
Proses mendengarkan meliputi:
• Persepsi Suara
• Intrepetasi
• Evaluasi
• Tindakan

Kendala fisik lainnya adalah, Kelemahan pendengaran lingkungan bising
Penampilan pembicara kelakuan pembicara ketinggalan waktu.

3.Kemampuan Mendengarkan Di Tempat Kerja
Mendengarkan ditempat kerja menantang karena informasi mungkin disalah-
Kelolakan,tidak jelas, dan terkacaukan oleh fakta yang ada hubungannya.
Oleh karena itu pendengar dapat meningkatkan kemampuannya dengan
mengendalikan gangguan eksternal dan internal, menjadi terlibat secara aktif,
memisahkan fakta secara opini, mengidentifikasikan fakta-fakta penting,
menahan diri agar tidak menyela, mengajukan pertanyaan penjelas, mengulangi
dengan kalimat sendiri,memanfaatkan waktu jeda, membuat catatan untuk
memperkuat ingatan, dan menyadari perbedaan jenis kelamin.

4.Mendefinisikan Komunikasi Nonverbal Dan Menjelaskan Fungsinya
Komunikasi nonverbal meliputi semua pesan tidak tertulis dan tidak terucapkan,
baik sengaja maupun tidak disengaja.
Ada lima fungsi komunikasi nonverbal dalam membantu menyampaikan pesan
Yaitu sebagai berikut !
• Untuk Melengkapi Dan Menggambarkan
• Untuk Memperkuat Dan Menekankan
• Untuk Mengubah Dan Menggantikan
• Untuk Mengendalikan Dan Mengatur
• Untuk Menyangkal

Dalam suatu eksperimen para pembicara menyampaikan sebuah pesan positif,
tapi memalingkan pandangannya ketika berbicara. Pendengar menganggap seluruh
pesan adalah negative. Lebih jauh lagi, pendengar berpikir bahwa keengganan
memandang adalah menunjukkan ketiadaan afeksi, kedangkalan, kurangnya
kepercayaan, dan tidak menghargai. Pelajaran yang dapat diambil dari sini adalah
bahwa komunikator yang efektif harus memastikan semua pesan nonverbal mereka
memperkuat kata-kata yang diucapkan dan tujuan profesional mereka. Seperti nasehat
orang pakar, “Katakan maksud anda, Dan lakukan maksud anda, Tetapi jangan
membuat pesan yang bertentangan,”

5.Bentuk-bentuk Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal mempunyai banyak bentuk termasuk kontak mata, ekspresi wajah, sikap dan gerak tubuh, dan juga penggunaan waktu, ruang, serta wilayah.
• Kontak Mata: Mata dianggap menjadi prediktor yang paling akurat dari perasaan sejati seorang pembicara.
• Ekspresi Wajah: Ekspresi pada wajah seorang komunikator bisa mengungkapkan emosi sebaik ekspresi mata.
• Sikap dan Gerak Tubuh: Sikap tubuh umum seseorang dapat mengungkapkan segalanya mulai dari status yang tinggi dan kepercayaan didri hingga perasaan malu dan sikap patuh.
• Penggunaan Waktu: Perilaku tepat waktu adalah pesan nonverbal yang positif dalam dunia berbisnis.
• Peggunaan Ruang: Cara penggunaan sebuah kantor dapat mengirim pesan nonverbal tentang keterbukaan penghuninya.
• Penggunaan Wilayah: Setiap kita mempunyai wilayah tertentu yang kita rasa merupakan wilayah kita sendiri, entah itu tempat tertentu atau hanya ruang disekitar kita.

6.Tekhnik-tekhnik khusus Untuk Meningkatkan Komunikasi Nonverbal
• Membuat dan menjaga kontak mata
• Gunakan sikap tubuh untuk menunjukkan kalimat
• Kurangi atau hilangkan kendala fisik
• Tingkatkan kemampuan anda menguraikan pesan
• Gali informasi yang banyak
• Hindari memberi makna nonverbal yang keluar konteks
• Berteman dengan orang-orang dari budaya yang berbeda
• Hargai kekuatan penampilan
• Amati diri anda sendiri dengan videotape
• Minta teman dan Keluarga

Jumat, 20 Maret 2009

BERKOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL DAN TIM

1. Persiapan Untuk Bekerja Dalam Kelompok dan Tim

Seperti karyawan di National public Relations, Anda mungkin akan bekerja dengan kelopok kecil atau dalam lingkungan yang berorientasi tim. Anda mungkin telah menjadi bagian dari satu atau lebih kelompok atau ti

Mengapa Membentuk Kelompok dan Tim?

Organisasi membentuk tim untuk keputusan lebih baik, respons lebih cepat, meningkatkan produktivitas, “buy-in” lebih besar, mengurangi penolakan terhadap perubahan, meningkatkan moral, dan mengurangi risiko. Organisasi pun mulai membentuk kelompok dan tim untuk alasan-alasan spesifik berikut ini:

Keputusan yang lebih baik. Keputusan umumnya lebih akurat dan efektif karena anggota kelompok dan timemberi kontribusi keahlian dan sudut pandang yang berbeda.

  • Respons yang lebih cepat. Ketika harus diambil keputusan untuk merespons persaingan atau untuk menyelesaikan suatu masalah, kelompok dan tim kecil dapat bertindak dengan lebih cepat.
  • Meningkatkan produktivitas. Kerena mereka sering lebih dekat pada tindakan dan pelanggan, anggota tim dapat melihat peluang-peluang untuk meningkatkan efesiensi.
  • Penerimaan (“buy-in”) yang lebih besar. Keputusan yang diputuskan bersama biasanya diterima lebih baik karena anggotalah yang memutuskan solusi dan lebih bersedia untuk mendukungnya.
  • Resistensi yang lebih rendah terhadap perubahan. Orang yang memberi masukan pada pengambilan keputusan biasanya lebih bersahabat, tidak agresif, dan tidak resisten terhadap perubahan.
  • Meningkatkan moral karyawan. Keputusan pribadi dan moral kerja meningkat ketika tim mencapai sukses.
  • Mengurangi risiko. Semua anggota bertanggung jawab atas suatu keputusan sehingga mengurangi risiko bagi setiap orang.

Beberapa perusahaan menolak tim karena mereka memperlambatkan keputusan, melindungi pekerjaan dari tanggung jawab, dan mengurangi produktivitas.

Teknik-teknik untuk Tetap Berhubungan dalam Tim Virtual

para manajer tim virtual memberi saran-saran berikut ini untuk membantu anggota bekerja bersama.

  • Pilih anggota tim dengan teliti. pilih anggota tim yang mandiri, komunikator yang baik, fleksibel, bias dipercaya, dan ahli dalam bidang yang dibutuhkan oleh tim.
  • Investasi pada permulaan. Proses tim diperlancar dengan meluangkan waktu pada mulanya untuk mencapai kesempatan mengenai tujuan, tugas, dan prosedur. Jika memungkinkan, sebaiknya tim bertemu tatap muka untuk membahas prosedur dan membangun ikatan.
  • Definisikan kembali “kita”. Anggota tim harus ada dalam pikiran anggota yang lain meskipun tidak hadir secara fisik. Dorong perilaku yang mencerminkan kesatuan, seperti melibatkan satu sama lain dalam keputusan dan berbagi informasi. Pertimbangan untuk mempunyai selembar foto tim dan membuatnya menjadi sesuatu yang sering di pergunakan, seperti mouse komputer atau wallpaper komputer.
  • Manfaatkan teknologi smaksimal mungkin. Gunakan speaker phone, groupware, internet, dan konferensi video, Tetapi pastikan bahwa semua anggota mampu menggunakannya.
  • Berkonsentrasilah membangun kredibilitas dan kepercayaan. Anggota tim harus memberi perhatian serius pada cara orang lain memandang mereka. Konsistensi tindakan, pemenuhan janji, mempertimbangkan jadwal anggota lain, dan merespons dengan segera email dan pesan suara membantu membangun kredibilitas dan kepercayaan.
  • Buat jadwal komunikasi. Anggota harus membahas bagaimana dan kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi satu sama lain. Mereka harus menetapkan harapan yang jelas mengenai jangka waktu pemberian respons.
  • Hindari pesan yang bisa disalah pahami. Karena sangat mudah untuk salah memahami pesan email, seorang manajer virtual menyarankan anggota tim untuk selalu meragukan insting pertama mereka tentang anggota tim lainnya jika respons yang diberikan adalah negatif. Selalu sempatkan waktu untuk mempertanyakan reaksi anda.

Membandingkan Kelompok dengan Tim

Sebuah kelompokbisa bekerja secara independent, tetapi sebuah tim harus berinteraksi. Meskipun kelompok dengan tim adalah mirip, namun keduanya tidak indektif. Kelompok (group) adalah kumpulan tiga atau lebih individu yang memandang diri mereka sebagai sebuah kelompok tetapi yang mungkin belerja secara independe untuk mencapai tujuan organisasi. Tim (team) adalah sekelompok individu yang berinteraksi sepanjang waktu untuk mencapai suatu tujuan.

Tim mandiri adalah yang terbaik untuk memecahkan masalah yang memerlukan orang-orang dengan keterampilan berbeda. Kebanyakan kecenderungan saat ini adalah pada tim-tim yang mandiri (selfdirected team). Tim mandiri yang paling suksesmempunyai beberapa karakteristik berikut ini.

· Tujuan yang dinyatakan dengan jelas. Mereka mampu menetapkan tujuannya dan menilai kemajuannya.

· Otonomi. Mereka dapat memperkerjakan, memecat, dan mendisiplinkan anggota mereka sendiri. Mereka sendiri yang menuntaskan pekerjaan dengan sedikit atau tanpa supervise.

· Otoriras pengambilan keputusan. Mereka tidak memerlukan persetujuan seorang manajer untuk memutuskan.

· Komunikasi yang serig. Mereka sering bertemu atau bertukar pesan untuk mengoordinasi aktivitas, menghindari duplikasi, dan membuat keputusan.

· Pelatihan terus-menerus. Mereka menekankan peningkatan kemampuan mereka untuk mencapai tujuan.

Empat Tahap Perkembangan Tim

Tim yang sukses umumnya melalui empat tahap: pembentukan (forming), prahara (storming), penormaan (norming), dan pelaksanaan (performing).

Peran Tim dan Kelompok yang Khas

Anggota tim memainkan peranan berbeda ketika mereka bekerja sama dalam kelompok. Peran tugas Kelompok. Anggota kelompok yang berkomitmen untuk mencapai tujuan kelompok memberi kontribusi kepada kelompok dalam sejumlah peran positif. Anda dapat menjadi anggota kelompok yang lebih baik jika Anda memikul. Anggota yang memainkan peran tugas positif membantu sebuah tim mencapai tujuan.

· Inisiator. Mendefinisikan masalah, menetapkan aturan, menyumbangkan ide-ide (misalnya,”Saya pikir masalahnya bukan terletak pada kurangnya dan tetapi pada kurangnya dukungan dari manajemen atas”).

· Pencari informasi/pemberi informasi. Mencari atau memberikan informasi yang relevan (misalnya,:Bukanlah kita juga menghadapi masalah serupa dua tahun lalu”).

· Pemberi pendapat/pencari pendapat. Mencari dan memberi pendapat pribadi, sikap, dan kenyakinan (misalnya, “Matt, saya pikir pendapatmu membutuhkan lebih banyak fakta untuk mendukungnys”).

· Pemberi arah. Memberitahu bagaimana melaksanakan tugas yang ada.

· Peringkas. Meringkas poin-poin penting, menyatukan berbagai poin kesepakatan dan kemajuan kelompok dalam mencapai tujuan.

· Pendiagnosa. Menganalisis tugas dan diskusi. Menyampaikan apa yang perlu untuk mencapai tujuan.

· Penyemangat. Mendesak anggota untuk tetap fokus pada tugas, memberikan kata-kata yang membangun.

· Penjaga gerbang. Mengendalikan anggota, memancing anggota yang diam, dan memotong mereka yang memonopoli (misalnya, “Anda telah menjelaskan rencana Anda, Eric, tapi sekarang saya ingin mendengar pendapat Karen”).

· Penguji realitas. Membandingkan ide-ide kelompok dengan kelayakan implementasi di dunia nyata.

Peran Hubungan Kelompok.

Anggota yang menjalankan peran hubungan membantu tim mencapai harmoni dan ikatan kuat. Anda membantu membangun harmoni dan hubungan yang kuat di antara anggota kelompok.

· Pendorong partisivasi. Mencoba melibatkan anggota yang tidak aktif (misal, “Matt, apa pendapatmu tentang ide-ide lisa?”)

· Penjaga harmoni/penurun keterangan. Memecahkan perbedaan, menenangkan suasana, mengurangi keterangan-kadang kala dengan menggunakan humor atau informalan.

· Penilai keadaan emosional. Menggambarkan perasaan kelompok (misal, “Saya marasa bahwa kita menjadi destruktif dan bukanya kontruktif. Apakah yang lain juga merasakan hal serupa?”).

· Pemberi pujian. Mendorong suasana hangat dan suportif denga memuji dan setuju denga yang lain (misal,”Saya benar-benar menyukai ide lisa; mari kita wujudkan”).

· Pendengar yang berempati. Menunjukkan minat dengan mendengar secara aktif tanpa menyela atau menilai.

Peran Disfungsional Kelompok.

Anggota yang memainkan peran disfungsional mengganggu kemajuan tim menuju tujuannya. Anda ketahui dan orang-orang yang mungkin memainkan peran, melayani diri-sendiri (self-serving) ini.

  • Penghalang. Terus-menerus mementahkan ide dan saran orang lain.
  • Penyerang. Menghina, mengkritik, dan menyerang anggota lain (misal,”Mengapa kami harus mendengarkan idemu jika kamu telah melakukan begitu banyak kesalahan di masa lalu?”).
  • Pencari pujian. Menghabiskan waktu kelompok dengan menyinggung-nyinggung pretasi dan kesuksesan pribadi yang tidak perlu dan tidak relavan.
  • Pelawak. Mengganggu kelompok dengan cerita lucu yang berlebihan, komentar yang tidak tepat, dan kelakar yang memecah belah.
  • Pendiam. Sangat sedikit atau tidak berpartisipasi sama sekali. Menolak untuk berembuk atau memberi pendapat.

Mengatasi Konflik dan Pendapat Kelompok

Konflik kognitif berpusat pada isu-isu serta dianggap sehat dan fungsional.

Konflik afektif

Konflik afektif berpusat pada perasaan dan kepribadian serta dianggap merusak.

Pendapat kelompok

Pendapat kelompok berarti bahwa anggota tim setuju tanpa memeriksa alternatif atau mempertimbangkan rencana kontinjensi.

Mencapai Keputusan Kelompok

Meskipun makan waktu, keputusan konsensus umumnya menghasilkan komitmen tim yang paling kuat. `

  • Mayoritas. Anggota kelompok mengambil suara dan yang mayoritas akan menang. Metode ini menghasilkan keputusan yang cepat tetapi meninggalkan minoritas yang tidak bertekad untuk melaksanakan kepurtusan.
  • Konsensus.Diskusi berlanjut sampai semua anggota tim mengemukakan pendapat mereka dan, akhirnya, bersepakat. Metode ini menghabiskan waktu, tetapi ,emghasilkan diskusi yang kreatif dan bermutu tinggi serta umumnya memperoleh komitmen dari semua anggota untuk melaksanakan keputusan tersebut.
  • Minoritas. Secara khusus, sebuah subpanitia menyelidiki dan membuat rekomendasi tindakan. Metode ini berguna ketika seluruh kelompok tidak dapat berkumpul bersama untuk mengambil keputusan atau ketika tenggat waktunya singkat.
  • Menyeimbangkan. Anggota tawar- menawar, berembuk, membujuk, dan bernegosiasi untuk mencapai suatu posisi pertengahan, yang sering membutuhkan kompromi. Dengan metode ini, pendapat dari anggota yang paling tidak berkualitas mungkin membatalkan pendapat dari yang paling berkualitas.
  • Otoritas dan diskusi. Pemimpin, atasan, atau manajer mendengarkan ide-ide anggota tim, tetapi keputusan akhir adalah haknya. Metode ini mendorong diskusi yang hidup dan menghasilkan pengambilan keputusan partisipatif. Namun , anggota tim harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Metode ini juga mensyaratkan seorang pemimpin yang mampu mengambil keputusan.

KARAKTERISTIK TIM YANG BERHASIL

Tim kecil dan beragam sering menghasilkan solusi yang lebih kreatif dengan penerapan lebih luas dibanding tim homogen.

· Persetujuan pada Tujuan

· Persetujuan pada Prosedur

· Kemampuan Untuk Menghadapi Konflik

Menggunakan Teknik-teknik Komunikasi yang baik

Tim yang baik bertukar informasi secara bebas dan berkolaborasi alih-alih berkompetensi

DAFTAR PERIKSA UNTUK MEMBANGUN EFEKTIVETAS TIM

  • Bentuk tim yang kecil. Tim dengan anggota yang klebih sedikit dianggap mampu berfungsi lebih efisien dan efektif dibanding tim yang lebih besar.
  • Dorong keberagaman. Tim yang inovatif umumnya mempunyai anggota yang berbeda dalam usia, jenis kelamin, dan latar belakang. Anggota tim harus memiliki keahlian teknis, kemampuan menyelesaikan masalah, dan keterampilan dalam hubungan antarpribadi.

Tanggung Jawab Etis Anggota dan pemimpin Kelompok

Berikut ini adalah tanggung jawab etis yang penting untuk diperhatikan oleh anggota kelompok:

  • Bertekad untuk melakukan yang terbaik.
  • Putuskan untuk bertindak demi kebaikan kelompok.
  • Buat komitmen untuk berlaku adil.
  • Berharap untuk memberi dan menerima perhatian yang baik.
  • Bersedia menerima sebuah peran partisipan/analis.
  • Sebagai pemimpin, bersiaplah menjadi contoh perilaku tim yang baik.

MENGORGANISASIKAN LAPORAN TERTULIS DAN PRESENTASI LISAN TIM

Perusahaan membentuk tim untuk berbagai alasan. Tujuan sejumlah tim adalah sebuah presentasi lisan untuk meluncurkan produk baru atau untuk memenangkan sebuah kontrak besar.

Panduan Untuk Penulisan dan Presentasi Lisan Tim

Proyek tim berlangsung lebih lancer bila anggota bersepakat mengenai aturan-aturan dasar.

Persiapan Untuk Bekerja Sama

Tim harus memutuskan apakah mereka akan di atur olehkonsensus, oleh aturan mayoritas, atau oleh sejumlah metode lain.

Merencanakan Laporan atau Presentasi.

Dalam merencanakan dokumen atau presentasi tim, susunlah rencana kerja, bagi tugas, dan tentukan tenggat waktu.

· Diskusikan audiensi dari produk tersebut dan pertanyaan-pertanyaan apa yang ingin dijawab dalam laporan atau presentasi lisan Anda jika laporan anda bersifat persuasif, pertimbangkan hal tertentu yang mungkin sesuai untuk tujuan tersebut.

· Susun sebuah rencana kerja (lihat Bab 12). Tetapkan tugas-tugas. Tentukan tenggat waktu. Jika waktunya singkat, bekerjalah ke belakang dari tenggat waktu. Untuk presentasi lisan kerjakan tepat waktu untuk isi dan pengembangan kreatif sama seperti serangkaian latihan.

· Untuk presentasi lisan berikan tiap anggota tugas tertulis yang merinci tanggung jawabnya untuk mencari bahan, membuat figur, menyusun materi pembahasan, membuat transisi antarbagian, dan meninjau ulang tugas.

  • .Untuk loparan tertulis putuskan bagaimana dokumen akhir akan disusun: anggota bekerja secara terpisan sesuai dengan bagian tugasnya, seorang menuliskan draf pertama, seluruh kelompok menulis laporan lengkap bersama-sama, atau sejumlah metode lainnya.

Mengumpulkan Informasi.

Kecuali bila fakta akurat, laporan dan presentasi akan gagal.

Mengelola, Menulis, dan Merevisi.

Untuk laporan tim tugaskan satu orang untuk mengoordinasi semua bagian dan memastikan gaya konsisten.

Perbaiki, Latih, dan Evaluasi.

Jadwalnya sekurangnya lima kali latihan untuk presentasi tim.

MERENCANAKAN DAN BERPARTISIPASI DALAM RAPAT YANG PRODUKTIF

Saat bisnis menjadi lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya.

Memutuskan Apakah Sebuah Rapat Perlu Diadakan.

Adakah rapat hanya jika diperlukan, dan undanglah hanya orang-orang kunci.

Memilih Peserta

Rapat untuk pemecahan masalah sebaiknya melibatkan lima orang atau kurang.

Menyalurkan Informasi Terkini

Bagikan agenda rapat yang menunjukkan topic-topik yang dibahas dan informasi lain.

· Tanggal dan tempat rapat

· Waktu mulai dan waktu selesai

· Deskripsi singkat tiap topik, berdasarkan prioritas, termasuk nama orang-orang yang bertanggung jawab untuk melakukan sejumlah tindakan.

· Jatah waktu untuk setiap topik

· Setiap persiapan prarapat yang diharapkan oleh peseta

Memulai Rapat

Mulailah rapat tepat waktu dan buka dengan pendahuluan singkat. Untuk menghindari pemborosan waktu menjengkelkan hadirin, selalu mulai rapat tepat waktu-bahkan jika beberapa peserta belum hadir. Menunggu yang terlambat akan menyebabkan rasa sebel dan membuat preseden buruk. Untuk alas an serupa, tidak usah memberi pengantar singkat kepada mereka yang terlambat. Pada waktu yang disepakati, mulai rapat dengan tiga sampai lima menit pembukaan yang meliputihal-hal berikut:

  • Tujuan dan lamanya rapat

· Latar belakang topik atau masalah

· Solusi dan kendala yang mungkin

· Agenda sementara

· Aturan dasar untuk dipatuhi

Melaksanakan Rapat

Jaga rapat tetap dijalur dengan menghindari isu-isu yang membelokkan kelompok.

Mancatat Informasi

Pastikan setiap menit rapat direkam untuk mengecek konsistensi informasi dan untuk disalurkan kepada pihak yang berkepentingan.

Menangani Konflik

Ketika muncul konflik di antara anggota, minta keduanya membeberkan kasus lengkap di hadapan kelompok.

Menangani Anggota Kelompok Yang Disfungsional

Untuk mengendalikan perilaku disfungsional, pemimpin tim harus menetapkan aturan dan menempetkan persoalan anggota tim secara strategis.

Mengakhiri dengan sebuah Rencana

Akhiri rapat dengan ringkasan pembicaraan.

Menindaklanjuti Dengan Aktif

Tindak lanjuti dengan mengingatkan peserta mengenai tugas mereka.

DAFTAR PERIKSA UNTUK MERENCANAKAN DAN BERPARTISIPASI DALAM RAPAT YANG PRODUKTIF

Sebelum Rapat :

· Pertimbangkan alternative-alternatif

· Undang orang-orang yang tepat

· Distribusi sebuah agenda

Selama Rapat

· Mulai tepat waktu dan kemukakan agenda rapat

· Tunjuk seorang sekretaris dan pencatat

· Dorong partisipasi yang seimbang

· Hadapi konflik degan jujur

· Ringkas detiap distribusi

Mengakhiri Rapat dan Menindaklanjuti

· Tinjau kembali keputusan rapat

· Distribusi notulen rapat

· Ingatkan peserta tentang poin tindakan

MENGGUNAKAN GROUPWARE UNTUK MENGELOLA PROYEK, MEMFASILITASI RAPAT DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Groupware (juga di sebut teamware) adalah peranti lunak yang memfasilitasi kegiatan kelompok.

Sistem groupware

Sistem groupware generasi kedua menggunakan Web untuk membantu tim berkolaborasi dalam proyek.

Manajemen proyek.

Peranti lunak manajemen proyek membantu anggota tim, pemasok, partner, dan pihak lain yang berjauhan untuk menjelaskan tujuan proyek, menetapkan tenggat waktu dan mengantisipasi kendala.

Memfasilitasi rapat

Konferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu secara elektronik.

Konferensi video desktop

Konferensi video desktop menggunakan Web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.

Pendukung keputusan.

Peranti lunak pendukung keputusan kelompok membantu kelompok besar memecahkan masalah secara cepat

MEMPERKUAT KEMAMPUAN KERJA TIM ANDA SEKARANG

Pada satu waktu atau waktu lain dalam karier Anda sekarang atau di masa depan dan tentunya dalam karier Anda setelah sarjana, Anda akan bekerja dalam sebuah tim.Membangun keterampilan kerja tim yang efektif memerlukan studi, mencontoh (medolling), memelihara (nurturing), dan praktik.